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VALIDAZIONE FATTURE ELETTRONICHE RICEVUTE
Il modulo Validazione Fatture Elettroniche Ricevute, consente una registrazione
cronologica dei documenti elettronici ricevuti da SDI e una contabilizzazione “provvisoria”
per una verifica “contabile” e di “competenza” del documento. La contabilizzazione
“Provvisoria” comporta la stampa/creazione del file pdf dei documenti assegnando il
protocollo IVA sequenziale in ordine di ricevimento del file. Il protocollo viene assegnato in
base al Tipo registro/numero registro/sezionale presente nella causale di prima nota
assegnata al movimento.
È possibile utilizzare:
• Validazione Fatture Elettroniche Ricevute;
• Validazione Fatture Elettroniche Ricevute con Controllo Fatture Ricevute.
In entrambe i casi, ai documenti vengono associate le informazioni per poter eseguire la
contabilizzazione “provvisoria” in prima nota successivamente alla quale, è necessario
“Confermare” il movimento; non è possibile stampare la liquidazione IVA ed i Registri IVA
Acquisti se esistono delle registrazioni non confermate.
Alcuni di questi dati vengono proposti altri devono essere assegnati dall’operatore.
Informazioni proposte:
• Fornitore: se presenti più fornitori attivi con stessa coppia “Partita IVA/C. Fiscale”
viene proposto il fornitore con codice più basso ed evidenziato in Giallo il campo.
L’operatore ha la possibilità di selezionare il codice fornitore più appropriato.
• Causale prima nota: se compilata la proposta in Anagrafica Azienda, Fattura
Elettronica, Ricezione Fatture.
• Conto: dipende dalla costante FEFORCPART.
N_costante=0(zero) oppure non presente, la funzione propone il conto relativo
all’ultima contropartita utilizzata con la stessa coppia causale prima nota/Fornitore;
se il fornitore non è mai stato utilizzato con nessuna causale di prima nota (es.
nuovo fornitore), viene proposto il conto assegnato nel campo Contropartita in
anagrafica del fornitore.
N_costante=1 (o maggiore) la funzione assegna il conto specificato nel campo
Contropartita in anagrafica del fornitore; nel caso in cui nessun conto sia stato
indicato, viene proposto il conto relativo all’ultima contropartita utilizzata con la
stessa coppia causale prima nota/Fornitore.
(in relazione alla proposta della contropartita l’app Validazione Fatture elettroniche
ricevute, ignora quanto inserito nel campo “tipo cpart.” dell’anagrafica fornitore)
• Sigla IVA: se compilata la proposta in Anagrafica Azienda, Fattura Elettronica,
Ricezione Fatture. In assenza di proposta, il sistema assegna la causale IVA con la
sequenza più bassa tra le causali IVA che hanno la stessa % di calcolo o la stessa
Natura IVA.
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Informazioni da assegnare:
• Genera Scadenze: consente la generazione delle scadenze secondo la modalità
specificata durante la contabilizzazione provvisoria dei documenti.
• Scadenza da file: le scadenze vengono create come indicato nel file xml.
• Scadenza Fornitore: se le scadenze specificate nel file non corrispondono a quanto
pattuito con il fornitore è possibile creare le scadenze a partire dalla condizione di
pagamento memorizzata in anagrafica del fornitore oppure con una diversa
selezionata tra quelle presenti nell’elenco.
La Conferma (con apposito pulsante) di Causale, Conto e Sigla IVA consente di portare lo
stato del documento da “Da validare” con contrassegno rosso, in “Validato” con
contrassegno verde.
Funzioni da “Elenco” Validazione Fatture Elettroniche Ricevute
Contabilizza provvisoriamente: vengono contabilizzati tutti i documenti Validati (colore
verde) e Validati con avvisi (colore giallo). L’elaborazione si blocca al primo documento Da
Validare (colore rosso) oppure Da creare ed inviare fattura/autofattura (colore blu).
Documenti Validati con avvisi (colore giallo) se:
• Il totale del documento (calcolato) non corrisponde a quello indicato nel file;
• Esistono più fornitori con la stessa coppia di Partita IVA/Codice Fiscale e non è stato
impostato il Fornitore da assegnare al movimento.
Documenti Non Validati (colore rosso) se:
• Area di competenza non indicata;
• Fornitore non assegnato;
• Causale di prima nota non stata specificata;
• Conto di contropartita non indicato.
Documenti Validati con Autofattura in creazione (colore blu) se:
• Il documento contiene importi in regime di Reverse Chargé (N6.x) per i quali è stata
creata la fattura integrativa/autofattura.
Alcune segnalazioni bloccanti evidenziate dalla procedura di contabilizzazione provvisoria:
• La fattura contiene un arrotondamento quindi è necessario specificare il conto da
utilizzare nell'anagrafica azienda; indicare il conto di Arrotondamento/Abbuono del
piano dei conti.
• Protocollo doppio: in prima nota esiste una registrazione con il numero di
protocollo che la procedura di contabilizzazione sta cercando di assegnare a quel
movimento.
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• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché sono già stati
contabilizzati altri documenti ricevuti dopo di questo. Procedere con la
contabilizzazione manuale per poter recuperare il N° protocollo
• In questo caso le registrazioni contabili non sono avvenute in ordine cronologico di
ricevimento del file xml.
• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché richiede la generazione
dell'autofattura. Procedere con la creazione del documento, utilizza il pulsante
"Registra fattura+Autofattura", altrimenti verifica che non ci siano altre fatture con
integrazione in sospeso e non ancora inviate; Crea e spedisci la fattura
integrativa/autofattura.
• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché richiede la generazione
dell'autofattura che non è ancora stata inviata; protocollando la fattura fornitore, se
previsto dalla configurazione, viene automaticamente protocollata l’autofattura e
spedito il file xml allo SDI.
Per i documenti contabilizzati, nella sezione Allegati prima nota è possibile visualizzare la
fattura elettronica ricevuta comprensiva di numero di protocollo assegnato (file xml) e
l’eventuale allegato pdf incluso nel file.
Funzioni da “Dettaglio” Validazione Fatture Elettroniche Ricevute
Segna come importata: nel caso in cui non sia necessario partire dal file xml per la
registrazione contabile ma si voglia annotare il documento direttamente in prima nota
(oppure non lo si debba registrare). La selezione del pulsante modifica lo stato del
documento non rendendolo più disponibile per la contabilizzazione; l’operazione non è
reversibile.
Ripristina dati Originali. Consente di ricaricare i dati dal file. Da utilizzare in caso di:
1. inserimento nuovo fornitore dalla funzione di Validazione Fatture Elettroniche
Ricevute (la ri-lettura, ricarica il file e trovando il fornitore lo associa al documento)
2. inserimento dell’anagrafica fornitore in un momento successivo a quello
dell’acquisizione del file (la ri-lettura, ricarica il file e trovando il fornitore lo associa
al documento)
3. associazione errata di Causale Prima Nota, Contropartita o causali IVA. La ri-lettura,
ricarica il file e ripristina lo stato iniziale.
Crea Prima Nota: compare solo quando lo stato del documento è Validato (verde) e nel
primo documento presente nell’elenco. Permette di contabilizzare direttamente il
documento in Prima Nota senza passare per lo stato di “provvisorio”. Non viene
creato/stampato il pdf contenente la stampa del file xml o dell’allegato del fornitore, ma è
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possibile eseguire la generazione manuale utilizzando l’apposita funzione “Crea allegato
fattura elettronica” dal menù Operazioni della registrazione contabile.
Crea Nuovo Fornitore: in caso di fornitore non ancora censito, utilizzare il pulsante per
inserirlo in anagrafica; selezionare il “modello fornitore” più appropriato per associazione
con il Piano dei Conti (Es. Fornitore Ricambi, Fornitore Servizi ecc.).
Crea Fattura+Autofattura: il pulsante compare se in anagrafica azienda, nella sezione
Fattura elettronica, Invio fatture, campo “invio autofattura” è stata associata l’opzione Crea
e invia automaticamente oppure Crea e Invia Manualmente. Questa funzione viene resa
disponibile per i documenti che prevedono importi IVA di natura N6.x e vincola la
contabilizzazione provvisoria del documento alla creazione o alla creazione e spedizione a
SDI del file xml dell’autofattura. La selezione del pulsante porta alla pagina di creazione del
documento contabile fornitore. Fatture con Integrazione
Note: la contabilizzazione provvisoria controlla data e ora ricezione dei documenti da
contabilizzare e già presenti in prima nota. Si raccomanda attenzione in caso di
importazione manuale dei file xml di fatture ricevute. Nell’eventualità, eseguire la
funzione “Ricevi Fatture e Notifiche da SDI” prima dell’importazione manuale.
Validazione Fatture Elettroniche Ricevute
Inizio
Fine
Fatture Elettroniche
Ricevute
SDI
Validazione
Fatture Elettroniche Ricevute
Valida Documento
Contabilizza
Provvisoriamente
Inserimento
Prima Nota
Protocollo Conferma
Registrazione
Ordine di Ricezione
Ordine di Ricezione Prima Nota
Protocollo
Crea Scadenze
Assegna
Area Competenza
Crea
Fattura/Autofattura
Protocolla
Fattura Fornitore
Protocolla
Autofattura
Prima Nota
Invia xml a SDI
Invio
automatico
no Si
Contabilizza
Provvisoriamente
Validazione Fatture Elettroniche Ricevute con Controllo Fatture Ricevute
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Inizio
Fine
Fatture Elettroniche Ricevute
SDI
Validazione
Fatture Elettroniche Ricevute
Valida Documento
Contabilizza
Provvisoriamente
Inserimento Prima Nota
Protocollo
Ordine deciso dall utente
Ordine di Ricezione
Ordine di Ricezione Prima Nota
si
Protocollo
Crea Scadenze
Assegna
Area Competenza
Controllo
Fatture Ricevute Per Area Competenza
Prima Nota
Verifica
Documento
no
Richiesta
Nota Accredito
Conferma
Registrazione
Prima Nota
Conferma
Documento
Conferma Documento
Sospesa
Crea
Fattura/Autofattura
Protocolla
Fattura Fornitore
Protocolla
Autofattura Invia xml a SDI
Questo metodo, rispetto al precedente, comprende verifica e “conferma” di ogni
documento da parte dell’operatore di competenza.
Lo scopo è quello di controllare la conformità di quanto fatturato dal fornitore: es.
corrispondenza con l’Ordine a fornitore, qualità del materiale, prezzi concordati, condizioni
di pagamento ecc.. Il documento ricevuto da SDI non può essere rifiutato, ma può essere
“contestato” richiedendo ad es. l’emissione di una nota di accredito o la modifica della
condizione di pagamento. In questo caso si “sospende” la conferma del documento e si
esegue solo la Conferma della registrazione in contabilità.
Importante: per Validare un documento (colore verde), oltre a Causale Prima Nota,
Fornitore e causali IVA, deve essere assegnata anche l’Area di Competenza (se prevista).
L’Area di Competenza viene inserita direttamente nella tabella di database non accessibile
all’operatore (categ_fattele) e, se presente, è un dato obbligatorio. Nel caso in cui non
vengano configurate aree di competenza il campo non viene visualizzato.
Controllo Fatture Ricevute
L’app “Controllo Fatture Ricevute”, visualizza i documenti fornitore inoltrati da SDI
denominati “Contabili” e permette una serie di operazioni che consentono di monitorare,
gestire e collegare i documenti contabili con i documenti gestionali.
Qualora sia stata configurata l’area di competenza, i documenti vengono suddivisi in:
• Non Assegnati: elenco di documenti privi di area di competenza. (rosso);
• Area di competenza: elenco di documenti validati nella funzione “Validazione fatture
elettroniche” suddiviso per aree di competenza, es. Amministrativo, Commerciale
ecc. (verde, giallo, blu);
In caso contrario l’elenco è unico.
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Da questa pagina è possibile:
• creare i documenti gestionali a partire dai documenti contabili oppure evadendo i
DDT ricevuti da fornitore;
• dopo aver creato il documento gestionale è possibile Protocollarlo ed associarlo al
documento contabile (se presente in prima nota con stato “Provvisorio”)
• monitorare lo stato di associazione/validazione/contabilizzazione dei documenti;
• confermare il documento gestionale (indipendentemente dallo stato della
registrazione in prima nota).
Lo scopo è quello di controllare la conformità di quanto fatturato dal fornitore: es.
corrispondenza con l’Ordine a fornitore, qualità del materiale, prezzi concordati, condizioni
di pagamento ecc.. Il documento ricevuto da SDI non può essere rifiutato, ma può essere
“contestato” richiedendo ad es. l’emissione di una nota di accredito o la modifica della
condizione di pagamento. In questo caso si “sospende” la conferma del documento
eseguendo solo la Conferma della registrazione contabile. Una volta Confermato, non è
possibile ripristinare il documento e visualizzarlo nuovamente nel Controllo Fatture
Ricevute.
Con l’operazione di Conferma del documento l’operatore può inserire una “nota” visibile
nelle registrazioni contabili (non stampata nei registri IVA e libro giornale).
Riepilogo stati Controllo Fatture Ricevute
Stato
documento
Validazione
Rosso
Documento non validato e non contabilizzato
Giallo
Documento validato con avvisi (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).
Blu
Documento con INTEGRAZIONE (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).
Verde
Documento validato (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).
Controllo
-
Documento contabile privo del rispettivo documento gestionale.
Giallo
Documento contabile con documento gestionale creato.
Verde
Documento contabile con documento gestionale creato e protocollato.
Stato doc. Gest.
-
Associato
Documento contabile associato al documento gestionale.
Associato
parzialmente
Documento contabile associato al documento gestionale ma esistono delle differenze di
imponibili ancora da “valutare”.
Associato con
differenze
Documento contabile associato al documento gestionale con delle differenze tra gli
imponibili.
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DOMANDE & RISPOSTE
Qual è lo scopo del modulo Validazione Fatture Elettroniche Ricevute?
Il modulo consente una registrazione cronologica dei documenti elettronici ricevuti da SDI e una
contabilizzazione provvisoria per una verifica contabile e di competenza del documento.
Quali sono le informazioni proposte automaticamente dal sistema durante la validazione delle
fatture elettroniche ricevute?
Le informazioni proposte includono fornitore, causale di prima nota, conto e sigla IVA.
Cosa succede se un documento non viene validato?
Il documento rimane con il contrassegno rosso e non sarà possibile contabilizzarlo in prima nota.
Quando un documento viene contrassegnato con il colore giallo?
Quando è stato validato con avvisi; il documento può essere contabilizzato.
Quando un documento viene contrassegnato con il colore blu?
Quando contiene importi in regime di Reverse Charge (Natura N6) per i quali è stata creata la fattura
integrativa/autofattura.
È possibile eliminare dalla prima nota un documento contabilizzato provvisoriamente?
Non è consigliato in quanto il documento risulterebbe disponibile per una ulteriore contabilizzazione
“perdendo” il numero di protocollo iniziale (della prima contabilizzazione).
Come si comporta la procedura se esistono più codici dello stesso fornitore?
Se esistono più fornitori con la stessa coppia di Partita IVA/Codice Fiscale, il sistema propone il fornitore
con il codice più basso evidenziando il campo in giallo. L'operatore dovrà selezionare il codice fornitore
più appropriato.
