Validazione Fattura Elettronica

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VALIDAZIONE FATTURE ELETTRONICHE RICEVUTE

Il modulo Validazione Fatture Elettroniche Ricevute, consente una registrazione

cronologica dei documenti elettronici ricevuti da SDI e una contabilizzazione “provvisoria”

per una verifica “contabile” e di “competenza” del documento. La contabilizzazione

“Provvisoria” comporta la stampa/creazione del file pdf dei documenti assegnando il

protocollo IVA sequenziale in ordine di ricevimento del file. Il protocollo viene assegnato in

base al Tipo registro/numero registro/sezionale presente nella causale di prima nota

assegnata al movimento.

È possibile utilizzare:

• Validazione Fatture Elettroniche Ricevute;

• Validazione Fatture Elettroniche Ricevute con Controllo Fatture Ricevute.

In entrambe i casi, ai documenti vengono associate le informazioni per poter eseguire la

contabilizzazione “provvisoria” in prima nota successivamente alla quale, è necessario

“Confermare” il movimento; non è possibile stampare la liquidazione IVA ed i Registri IVA

Acquisti se esistono delle registrazioni non confermate.

Alcuni di questi dati vengono proposti altri devono essere assegnati dall’operatore.

Informazioni proposte:

• Fornitore: se presenti più fornitori attivi con stessa coppia “Partita IVA/C. Fiscale”

viene proposto il fornitore con codice più basso ed evidenziato in Giallo il campo.

L’operatore ha la possibilità di selezionare il codice fornitore più appropriato.

• Causale prima nota: se compilata la proposta in Anagrafica Azienda, Fattura

Elettronica, Ricezione Fatture.

• Conto: viene proposto il conto relativo all’ultima contropartita utilizzata con la

stessa coppia causale prima nota/Fornitore.

• Sigla IVA: se compilata la proposta in Anagrafica Azienda, Fattura Elettronica,

Ricezione Fatture. In assenza di proposta, il sistema assegna la causale IVA con la

sequenza più bassa tra le causali IVA che hanno la stessa % di calcolo o la stessa

Natura IVA.

Informazioni da assegnare:

• Genera Scadenze: consente la generazione delle scadenze secondo la modalità

specificata durante la contabilizzazione provvisoria dei documenti.

• Scadenza da file: le scadenze vengono create come indicato nel file xml.

• Scadenza Fornitore: se le scadenze specificate nel file non corrispondono a quanto

pattuito con il fornitore è possibile creare le scadenze a partire dalla condizione di

pagamento memorizzata in anagrafica del fornitore oppure con una diversa

selezionata tra quelle presenti nell’elenco.

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La Conferma (con apposito pulsante) di Causale, Conto e Sigla IVA consente di portare lo

stato del documento da “Da validare” con contrassegno rosso, in “Validato” con

contrassegno verde.

Funzioni da “Elenco” Validazione Fatture Elettroniche Ricevute

Contabilizza provvisoriamente: vengono contabilizzati tutti i documenti Validati (colore

verde) e Validati con avvisi (colore giallo). L’elaborazione si blocca al primo documento Da

Validare (colore rosso) oppure Da creare ed inviare fattura/autofattura (colore blu).

Documenti Validati con avvisi (colore giallo) se:

• Il totale del documento (calcolato) non corrisponde a quello indicato nel file;

• Esistono più fornitori con la stessa coppia di Partita IVA/Codice Fiscale e non è stato

impostato il Fornitore da assegnare al movimento.

Documenti Non Validati (colore rosso) se:

• Area di competenza non indicata;

• Fornitore non assegnato;

• Causale di prima nota non stata specificata;

• Conto di contropartita non indicato.

Documenti Validati con Autofattura in creazione (colore blu) se:

• Il documento contiene importi in regime di Reverse Chargé (N6.x) per i quali è stata

creata la fattura integrativa/autofattura.

Alcune segnalazioni bloccanti evidenziate dalla procedura di contabilizzazione provvisoria:

• La fattura contiene un arrotondamento quindi è necessario specificare il conto da

utilizzare nell'anagrafica azienda; indicare il conto di Arrotondamento/Abbuono del

piano dei conti.

• Protocollo doppio: in prima nota esiste una registrazione con il numero di

protocollo che la procedura di contabilizzazione sta cercando di assegnare a quel

movimento.

• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché sono già stati

contabilizzati altri documenti ricevuti dopo di questo. Procedere con la

contabilizzazione manuale per poter recuperare il N° protocollo

• In questo caso le registrazioni contabili non sono avvenute in ordine cronologico di

ricevimento del file xml.

• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché richiede la generazione

dell'autofattura. Procedere con la creazione del documento, utilizza il pulsante

"Registra fattura+Autofattura", altrimenti verifica che non ci siano altre fatture con

integrazione in sospeso e non ancora inviate; Crea e spedisci la fattura

integrativa/autofattura.

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• Fattura del gg/mm/aaaa n.xxxx non contabilizzato perché richiede la generazione

dell'autofattura che non è ancora stata inviata; protocollando la fattura fornitore, se

previsto dalla configurazione, viene automaticamente protocollata l’autofattura e

spedito il file xml allo SDI.

Per i documenti contabilizzati, nella sezione Allegati prima nota è possibile visualizzare la

fattura elettronica ricevuta comprensiva di numero di protocollo assegnato (file xml) e

l’eventuale allegato pdf incluso nel file.

Funzioni da “Dettaglio” Validazione Fatture Elettroniche Ricevute

Segna come importata: nel caso in cui non sia necessario partire dal file xml per la

registrazione contabile ma si voglia annotare il documento direttamente in prima nota

(oppure non lo si debba registrare). La selezione del pulsante modifica lo stato del

documento non rendendolo più disponibile per la contabilizzazione; l’operazione non è

reversibile.

Ripristina dati Originali. Consente di ricaricare i dati dal file. Da utilizzare in caso di:

1. inserimento nuovo fornitore dalla funzione di Validazione Fatture Elettroniche

Ricevute (la ri-lettura, ricarica il file e trovando il fornitore lo associa al documento)

2. inserimento dell’anagrafica fornitore in un momento successivo a quello

dell’acquisizione del file (la ri-lettura, ricarica il file e trovando il fornitore lo associa

al documento)

3. associazione errata di Causale Prima Nota, Contropartita o causali IVA. La ri-lettura,

ricarica il file e ripristina lo stato iniziale.

Crea Prima Nota: compare solo quando lo stato del documento è Validato (verde) e nel

primo documento presente nell’elenco. Permette di contabilizzare direttamente il

documento in Prima Nota senza passare per lo stato di “provvisorio”. Non viene

creato/stampato il pdf contenente la stampa del file xml o dell’allegato del fornitore, ma è

possibile eseguire la generazione manuale utilizzando l’apposita funzione “Crea allegato

fattura elettronica” dal menù Operazioni della registrazione contabile.

Crea Nuovo Fornitore: in caso di fornitore non ancora censito, utilizzare il pulsante per

inserirlo in anagrafica; selezionare il “modello fornitore” più appropriato per associazione

con il Piano dei Conti (Es. Fornitore Ricambi, Fornitore Servizi ecc.).

Crea Fattura+Autofattura: il pulsante compare se in anagrafica azienda, nella sezione

Fattura elettronica, Invio fatture, campo “invio autofattura” è stata associata l’opzione Crea

e invia automaticamente oppure Crea e Invia Manualmente. Questa funzione viene resa

disponibile per i documenti che prevedono importi IVA di natura N6.x e vincola la

contabilizzazione provvisoria del documento alla creazione o alla creazione e spedizione a

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SDI del file xml dell’autofattura. La selezione del pulsante porta alla pagina di creazione del

documento contabile fornitore. Fatture con Integrazione

Note: la contabilizzazione provvisoria controlla data e ora ricezione dei documenti da

contabilizzare e già presenti in prima nota. Si raccomanda attenzione in caso di

importazione manuale dei file xml di fatture ricevute. Nell’eventualità, eseguire la

funzione “Ricevi Fatture e Notifiche da SDI” prima dell’importazione manuale.

Validazione Fatture Elettroniche Ricevute

Inizio

Fine

Fatture Elettroniche

Ricevute

SDI

Validazione

Fatture Elettroniche Ricevute

Valida Documento

Contabilizza

Provvisoriamente

Inserimento

Prima Nota

Protocollo Conferma

Registrazione

Ordine di Ricezione

Ordine di Ricezione Prima Nota

Protocollo

Crea Scadenze

Assegna

Area Competenza

Crea

Fattura/Autofattura

Protocolla

Fattura Fornitore

Protocolla

Autofattura

Prima Nota

Invia xml a SDI

Invio

automatico

no Si

Contabilizza

Provvisoriamente

Validazione Fatture Elettroniche Ricevute con Controllo Fatture Ricevute

Inizio

Fine

Fatture Elettroniche Ricevute

SDI

Validazione

Fatture Elettroniche Ricevute

Valida Documento

Contabilizza

Provvisoriamente

Inserimento Prima Nota

Protocollo

Ordine deciso dall utente

Ordine di Ricezione

Ordine di Ricezione Prima Nota

Protocollo

Crea Scadenze

Assegna

Area Competenza

Controllo

Fatture Ricevute Per Area Competenza

Prima Nota

Verifica

Documento

Richiesta

Nota Accredito

Conferma

Registrazione

Prima Nota

Conferma

Documento

Conferma Documento

Sospesa

Crea

Fattura/Autofattura

Protocolla

Fattura Fornitore

Protocolla

Autofattura Invia xml a SDI

Questo metodo, rispetto al precedente, comprende verifica e “conferma” di ogni

documento da parte dell’operatore di competenza.

Lo scopo è quello di controllare la conformità di quanto fatturato dal fornitore: es.

corrispondenza con l’Ordine a fornitore, qualità del materiale, prezzi concordati, condizioni

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di pagamento ecc.. Il documento ricevuto da SDI non può essere rifiutato, ma può essere

“contestato” richiedendo ad es. l’emissione di una nota di accredito o la modifica della

condizione di pagamento. In questo caso si “sospende” la conferma del documento e si

esegue solo la Conferma della registrazione in contabilità.

Importante: per Validare un documento (colore verde), oltre a Causale Prima Nota,

Fornitore e causali IVA, deve essere assegnata anche l’Area di Competenza (se prevista).

L’Area di Competenza viene inserita direttamente nella tabella di database non accessibile

all’operatore (categ_fattele) e, se presente, è un dato obbligatorio. Nel caso in cui non

vengano configurate aree di competenza il campo non viene visualizzato.

Controllo Fatture Ricevute

L’app “Controllo Fatture Ricevute”, visualizza i documenti fornitore inoltrati da SDI

denominati “Contabili” e permette una serie di operazioni che consentono di monitorare,

gestire e collegare i documenti contabili con i documenti gestionali.

Qualora sia stata configurata l’area di competenza, i documenti vengono suddivisi in:

• Non Assegnati: elenco di documenti privi di area di competenza. (rosso);

• Area di competenza: elenco di documenti validati nella funzione “Validazione fatture

elettroniche” suddiviso per aree di competenza, es. Amministrativo, Commerciale

ecc. (verde, giallo, blu);

In caso contrario l’elenco è unico.

Da questa pagina è possibile:

• creare i documenti gestionali a partire dai documenti contabili oppure evadendo i

DDT ricevuti da fornitore;

• dopo aver creato il documento gestionale è possibile Protocollarlo ed associarlo al

documento contabile (se presente in prima nota con stato “Provvisorio”)

• monitorare lo stato di associazione/validazione/contabilizzazione dei documenti;

• confermare il documento gestionale (indipendentemente dallo stato della

registrazione in prima nota).

Lo scopo è quello di controllare la conformità di quanto fatturato dal fornitore: es.

corrispondenza con l’Ordine a fornitore, qualità del materiale, prezzi concordati, condizioni

di pagamento ecc.. Il documento ricevuto da SDI non può essere rifiutato, ma può essere

“contestato” richiedendo ad es. l’emissione di una nota di accredito o la modifica della

condizione di pagamento. In questo caso si “sospende” la conferma del documento

eseguendo solo la Conferma della registrazione contabile. Una volta Confermato, non è

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possibile ripristinare il documento e visualizzarlo nuovamente nel Controllo Fatture

Ricevute.

Con l’operazione di Conferma del documento l’operatore può inserire una “nota” visibile

nelle registrazioni contabili (non stampata nei registri IVA e libro giornale).

Riepilogo stati Controllo Fatture Ricevute

Stato

documento

Validazione

Rosso

Documento non validato e non contabilizzato

Giallo

Documento validato con avvisi (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).

Blu

Documento con INTEGRAZIONE (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).

Verde

Documento validato (e contabilizzato se esistono i riferimenti di prima nota).

Controllo

Documento contabile privo del rispettivo documento gestionale.

Giallo

Documento contabile con documento gestionale creato.

Verde

Documento contabile con documento gestionale creato e protocollato.

Stato doc. Gest.

Associato

Documento contabile associato al documento gestionale.

Associato

parzialmente

Documento contabile associato al documento gestionale ma esistono delle differenze di

imponibili ancora da “valutare”.

Associato con

differenze

Documento contabile associato al documento gestionale con delle differenze tra gli

imponibili.

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DOMANDE & RISPOSTE

Qual è lo scopo del modulo Validazione Fatture Elettroniche Ricevute?

Il modulo consente una registrazione cronologica dei documenti elettronici ricevuti da SDI e una

contabilizzazione provvisoria per una verifica contabile e di competenza del documento.

Quali sono le informazioni proposte automaticamente dal sistema durante la validazione delle

fatture elettroniche ricevute?

Le informazioni proposte includono fornitore, causale di prima nota, conto e sigla IVA.

Cosa succede se un documento non viene validato?

Il documento rimane con il contrassegno rosso e non sarà possibile contabilizzarlo in prima nota.

Quando un documento viene contrassegnato con il colore giallo?

Quando è stato validato con avvisi; il documento può essere contabilizzato.

Quando un documento viene contrassegnato con il colore blu?

Quando contiene importi in regime di Reverse Charge (Natura N6) per i quali è stata creata la fattura

integrativa/autofattura.

È possibile eliminare dalla prima nota un documento contabilizzato provvisoriamente?

Non è consigliato in quanto il documento risulterebbe disponibile per una ulteriore contabilizzazione

“perdendo” il numero di protocollo iniziale (della prima contabilizzazione).

Come si comporta la procedura se esistono più codici dello stesso fornitore?

Se esistono più fornitori con la stessa coppia di Partita IVA/Codice Fiscale, il sistema propone il fornitore

con il codice più basso evidenziando il campo in giallo. L'operatore dovrà selezionare il codice fornitore

più appropriato.