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IMPORT XML FATTURE/NOTE ACC EMESSE DA AMAZON
La procedura consente di importare i file xml emessi ed inviati a SDI per conto dell’azienda
da Amazon o altro “intermediario” a seguito di vendite on line a privati Italia, privati o
aziende di paesi appartenenti all’Unione Europea.
Le vendite vengono suddivise in:
• Clienti privati Italia, Aziende Italia, Aziende Unione Europea (N3.2) e Clienti extra
UE (N3.1):
Fattura TD01 numerazione “IT24-zzzzzI-xxxx”;
Nota accredito TD04 numerazione “IT24-zzzzzC-xxxx”;
• Clienti privati Unione Europea (regime OSS):
Fattura TD01 numerazione “IT4UzzzzzIyyyyyy”;
Nota accredito TD04 numerazione “IT4UzzzzzCyyyyyy”.
Dove zzzzz identifica il codice azienda presso Amazon, xxxx oppure yyyyyy rappresentano
il numero sequenziale del documento.
Nel caso di clienti Italia se il progressivo supera le quattro cifre finali (9999), il documento
viene importato senza riportare i trattini “-“. (es. IT24-zzzzzI-90058 viene trasformato in
IT24zzzzzI90058).
Dal 2025 la numerazione dei documenti è cambiata e sembra essere la stessa per tutte le
tipologie di vendita. Prefisso IT5+11 caratteri alfanumerici (totale 14 caratteri alfanumerici).
Per adeguare la lunghezza del campo riferito al numero di protocollo assegnato da
Amazon potrebbe rendersi necessario portare la “lunghezza” di n_protpn a 16 caratteri.
L’origine dati per l’elaborazione è il download massivo messo a disposizione dall’Agenzia
delle Entrate (file xml oppure file zip) in combinazione con il file xlsx scaricabile dal portale
Amazon contenente l’elenco documenti. Il file xlsx si rende necessario per reperire la
nazione di destinazione merce; se il file xml contiene operazioni con natura IVA (es. N3.1,
N3.2) viene indicata la nazione presente nel file xml. Qualora gli imponibili siano soggetti
ad una aliquota IVA viene assegnata la nazione (verificata con n. documento) presente nel
file Excel e rispettiva causale IVA. Nel caso in cui il cliente sia presente con Nazione Italia ed
esegue un ulteriore acquisto con Nazione destinazione merce diversa (specificata nel file
Excel), il sistema provvede a creare una nuova anagrafica. Il file Excel va sempre indicato.
I clienti privati con codice fiscale di 11 caratteri (enti, associazioni, ecc.) vengono individuati
dalla lettura della colonne Giurisdizione=IT e Info=B2B del file Excel fornito da Amazon e
riportati con ragione sociale; NON viene utilizzato il codice generico “Cliente privato
AMAZON Italia“.
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Flusso di lavoro
OPERAZIONI ESEGUITE DALLA FUNZIONE
La funzione esegue una lettura dei file selezionati (uno o più files xml oppure un file .zip)
ed effettua dei controlli preliminari, superati i quali procede con delle verifiche dettagliate
visibili all’operatore che a sua volta può intervenire integrando con i dati mancanti.
Controlli eseguiti in fase di importazione
1- File xml: la partita IVA indicata nel tag “Terzo Intermediario O Soggetto Emittente”,
IdCodice deve essere presente nel file web.config (key AMAZON_INTERMEDIARI). Se
la partita IVA non è una di quelle specificate nella configurazione il File viene
ignorato.
2- I file relativi a documenti con numero protocollo esistente nel gestionale non
vengono considerati; il controllo viene fatto nell’archivio documenti (non in prima
nota).
3- I documenti con cessionario/committente appartenenti a nazione Italia e data
minore di 01/01/2025 vengono ignorati.
4- Elementi obbligatori nel documento elettronico (verifiche standard di correttezza
del file xml).
Controlli per documenti con Intestatario con nazione Italia: Ragione sociale, Partita
IVA e/o Codice Fiscale, CAP (5 caratteri), Via, Comune, (Sigla provincia manca),
Nazione.
Controlli per documenti con Intestatario con nazione diversa da Italia: Ragione
sociale, cod. iva CEE/id fiscale estero (obbligatorio), Via (indirizzo riga1), Comune
(Indirizzo riga4), Codice per spedizione, Nazione.
5- Sigla IVA righe documento. Per i documenti con nazione diversa da Italia, viene
verificata la presenza nel gestionale di una sigla IVA composta dalla sigla nazione
cessionario/committente e dalla percentuale di calcolo contenuta nelle righe del
Inizio
File XML/ZIP/XLSX
Check Si
No
Fine
Importa
Input documento
Contabilizza
Input Clienti
Elenco documentiInput cambio
Prima nota
Documento Scadenze
Crea
Prima nota
Incasso/Pagamento
Incasso/Pagamento
Crea
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documento. Es. “Fattura c/terzi AMAZON OSS”-nazione Germania che contiene articoli
con IVA al 19%, nel gestionale deve esistere una sigla IVA DE19 (Cod. ISO 3166
alpha2+19). Importazione bloccata con segnalazione in caso di sigla mancante.
6- Sigla IVA righe documento. Per i documenti con nazione Italia, viene assegnata la
sigla IVA con percentuale di calcolo uguale a quella della riga documento e con
sequenza più bassa. Importazione bloccata con segnalazione in caso di sigla
mancante.
7- Sigla IVA righe documento con Natura IVA: viene assegnata la prima sigla IVA con
pari natura in ordine di sequenza. Es. nel caso in cui il documento contenga righe
IVA con natura N3.2 e nel gestionale sono presenti le sigle N41(natura n.3.2,
sequenza 4) e A41 (natura n.3.2, sequenza 8), alle righe documento viene assegnata
la sigla IVA N41 (sequenza più bassa). Importazione bloccata con segnalazione in
caso di sigla mancante.
8- La sigla Valuta deve essere presente in Elenchi valute con relativo codice ISO. (tre
caratteri)
9- Se il documento non è in Euro deve essere specificato il cambio.
10- Verifiche in anagrafica cliente:
Cliente
Partita
IVA
Codice
Fiscale
ID
Fiscale
Presente in
anagrafica
Operazione
note
Italia
SI
-
-
NO
Inserisce in anagrafica cliente
Associa a Piano conti
-
Italia
SI
SI
-
NO
Inserisce in anagrafica cliente
Associa a Piano conti
-
Italia
SI
-
-
SI
Usa codice presente
Aggiorna anagrafica Cliente con dati xml
Italia
SI
SI
-
Si
Usa codice presente
Aggiorna anagrafica Cliente con dati xml
Italia
-
SI
-
Si
Usa codice presente
Aggiorna anagrafica Cliente con dati xml
Italia
-
SI
-
NO
Usa codice generico
-
Italia
-
SI
-
NO+B2B
Inserisce in anagrafica cliente
Associa a Piano conti
Se colonna Giurisdizione=IT + Info= B2B del
file xlsx (clienti privati con c.fiscale 11 cifre)
UE
-
-
SI
SI
Usa codice presente
Aggiorna anagrafica Cliente con dati xml
UE
-
-
SI
NO
Inserisce in anagrafica cliente
Associa a Piano conti
-
UE
-
-
-
Si
Usa codice generico
-
UE
-
-
-
NO
Usa codice generico
-
ExtraUE
-
-
Si/no
Si
Usa codice presente
Aggiorna anagrafica Cliente con dati xml
ExtraUE
-
-
Si/no
NO
Inserisce in anagrafica cliente
-
Per stabilire se il cliente è presente in anagrafica in mancanza di Partita IVA e Codice fiscale
nel file, viene cercato nell’archivio per:
a- Ragione sociale (deve essere IDENTICA a quella presente nel gestionale);
b- Nazione.
11- Nel caso in cui sia presente lo stesso cliente più volte (stessa P.IVA/Codice fiscale/ID
fiscale) è possibile scegliere quale codice utilizzare in fase di importazione tramite il
pulsante “scegli”.
12- I nuovi clienti inseriti avranno codice assegnato sequenziale come da numerazione
gestionale.
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13- I nuovi clienti extra UE (documento con importi Natura IVA N3.1), dovranno essere
associati manualmente al conto del piano dei conti; nel caso in cui la nazione di
appartenenza non abbia associato il conto generico del piano dei conti, sarà
necessario assegnare anche il tipo di contropartita (es. Vendite estero).
14- Se il cliente è presente in archivio viene utilizzato anche se ha assegnato una data
fine uso minore di data sistema e stato “Disabilitato”.
15- Le righe indicate nei documenti vengono importate utilizzando una voce libera di
tipo articolo manuale (quantità e importo) diversa a seconda del documento. La
voce viene specificata in Documenti azienda (utente amministratore), sezione Altri
dati. La voce libera avrà collegata la contropartita più appropriata da utilizzare in
fase di contabilizzazione del documento.
(es. Fattura Amazon=vendita Italia; Nota accredito Amazon=resi su vendite; Fattura
Amazon OSS=vendita estero ecc.).
16- La descrizione assegnata alla riga documento corrisponde a quella presente nel file
xml. La parte di caratteri che supera la lunghezza disponibile della descrizione riga
viene riportata nel campo memo.
17- Per ogni documento vengono generate due righe di voce libera di tipo descrittivo
con codice ORDINE e codice CLIENTE contenti rispettivamente il riferimento
all’ordine Amazon e la ragione sociale del cliente. Tali dati vengono indicati anche in
intestazione del documento nei campi “Des.aggiunt.” e “Des.aggiunt.2”.
18- La contropartita contabile Italia/estero delle righe documento viene reperita dal
processo di contabilizzazione documenti dalla voce libera.
19- La data interna del documento viene assegnata uguale alla data del protocollo.
20- Per i documenti in valuta è prevista l’assegnazione manuale del cambio.
21- Ai documenti viene assegnata una condizione di pagamento “AMAZON” che genera
una scadenza per importo pari al valore addebitato al cliente e con data scadenza
uguale alla data del protocollo. Al momento della contabilizzazione è possibile
generare scadenza e contestualmente incasso o pagamento attivando gli appositi
flag.
22- In caso di configurazioni assenti, o errori in fase di validazione l’elaborazione non
viene eseguita. Le anomalie rilevate durante l’esecuzione del processo impediranno
l’inserimento dei documenti per cui si verificano; tutti i documenti conformi
verranno inseriti.
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Configurazioni
Documenti
Deve esistere un documento specifico per:
• Fattura Amazon cliente Italia;
• Nota accredito Amazon cliente Italia;
• Fattura Amazon cliente Azienda UE;
• Nota accredito Amazon cliente Azienda UE;
• Fattura Amazon cliente extra UE;
• Nota accredito Amazon cliente extra UE;
• Fattura Amazon cliente privato UE/OSS;
• Nota accredito Amazon cliente privato UE/OSS.
Per ognuno dei documenti è necessario indicare oltre alle configurazioni standard la
posizione finanziaria da utilizzare per l’incasso/pagamento (standard e in valuta) e il codice
della voce libera per l’inserimento delle righe nel documento.
Nazioni.
Le nazioni appartenenti all’Unione Europea devono essere presenti in archivio con
specificato il codice ISO “Cod. ISO 3166 alpha2”.
Nella tabella deve essere indicato il cliente generico (presente anche nel piano dei conti)
da utilizzare per la creazione del documento ed i movimenti in prima nota
(contabilizzazione e incasso/pagamento). Qualora non fosse specificato alcun conto, la
procedura segnala la mancanza bloccando l’importazione.
Causali IVA
Ogni nazione dell’Unione Europea e diversa Italia dovrà avere precaricate le proprie
aliquote IVA nel formato “sigla ISO nazione + aliquota” (es. FR20 IVA 20% Francia).
Voci libere
Devono essere inserite le voci libere:
• Descrittiva, con codice “ORDINE”: per l’input dei riferimenti ordine;
• Descrittiva con codice “CLIENTE”: per l’input di ragione sociale;
• Articolo manuale codice a scelta dell’utente per l’input delle righe documento.
È possibile utilizzare la stessa voce libera per tutti i documenti oppure ogni documento
può avere una propria voce libera; la distinzione è rappresentata dalla contropartita
contabile associata alla voce. Se la contropartita economica per la registrazione del
movimento contabile deve essere diversa è necessario differenziare le voci. (es. Fattura
Amazon=vendita Italia; Nota accredito Amazon=resi su vendite; Fattura Amazon
OSS=vendita estero ecc.). L’associazione avviene tra Contropartite contabili, Voci libere e
Documento (Documenti azienda).
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Valute
In caso di importazione documenti NON in Euro, la sigla della valuta deve essere presente
in Elenco valute con relativo codice ISO. (tre caratteri)
Condizione Pagamento
La condizione di pagamento per vendite on line a privati Italia, privati o aziende di paesi
appartenenti all’Unione Europea è sempre la stessa il cui codice deve essere indicato nella
costante: AMAZONPAG.
Posizioni finanziarie
Devono essere create e associate a incassi/pagamenti le posizioni finanziarie relative a
“Cassa Amazon” e “Cassa Amazon in valuta” nonché collegate ai singoli documenti
dall’utente amministratore in Documenti azienda.
Causali Prima nota
Ogni documento dovrà avere la propria causale di prima nota (fattura e nota accredito)
con relativi registri (registro Altro per le causali di documenti a clienti in regime OSS).
Registri
Per i documenti che devono rientrare nella liquidazione IVA è necessario creare ed
associare a documenti e causali di prima nota un registro di tipo “Vendite”. Per i documenti
che rientrano nel regime OSS un registro di tipo “Altro”.
Costanti
Le costanti da inserire riguardano:
• AMAZONPAG: codice pagamento da assegnare ai documenti;
• AMZTFATIT: codice documento Fattura c/terzi AMAZON Italia;
• AMZTNCIT: codice documento Nota Accredito c/terzi AMAZON Italia;
• AMZTFATAUE: codice documento Fattura c/terzi estero AMAZON INTRA;
• AMZTNCAUE: codice documento Nota Acc. c/terzi estero AMAZON INTRA;
• AMZTFATEX: codice documento Fattura c/terzi estero extra UE;
• AMZTNCEX: codice documento Nota Acc. c/terzi estero extra UE.
• AMZTFATPUE: codice documento Fattura c/terzi AMAZON OSS;
• AMZTNCPUE: codice documento Nota Accredito c/terzi AMAZON OSS.
File excel di Amazon
Il file deve essere composto da un foglio contenete l’elenco dei documenti denominato
“Fatture”. All’interno di tale foglio deve esistere la colonna “Fattura N.” e “Giurisdizione”
(sigla nazione) e Info (clienti B2B).
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Domande & Risposte
Cosa succede se i controlli dei file xml non vengono superati?
Se alcuni file non superano i controlli la procedura non procederà alla creazione dei relativi documenti
segnalando eventuali configurazioni mancanti.
Quali tipi di documenti possono essere importati tramite la procedura di “Importa fatture
elettroniche Amazon”?
La funzione consente di importare file XML emessi e inviati a SDI per conto dell'azienda da Amazon. La
tipologia di documento è specificata nel file xml e può essere di tipo fattura o nota di accredito.
Quali sono le categorie di vendite gestite?
Le vendite sono suddivise in Clienti privati Italia, Aziende Italia, Aziende Unione Europea (natura IVA
N3.2) e Clienti extra UE (natura IVA N3.1).
Cosa succede se un documento ha una data inferiore al 01/01/2025?
Se il cessionario/committente appartiene alla nazione Italia NON viene importato.
Come viene gestita l'anagrafica cliente in mancanza di Partita IVA, Codice fiscale e Identificativo
fiscale file XML?
Il cliente viene cercato nell'archivio per ragione sociale che deve essere identica a quella presente nel
gestionale se non presente viene inserito.
Cosa succede se ho più di una anagrafica con lo stesso cliente?
In caso di presenza di più anagrafiche con lo stesso cliente, codice fiscale o partita IVA, il sistema verifica
l'unicità dei dati inseriti. Se esiste già un'anagrafica con le stesse informazioni, la funzione la utilizza per
l'input del documento oppure chiede conferma se esistono più anagrafiche identiche.
Cosa succede se non ho caricato la sigla IVA della nazione associata al documento?
Se non esiste la sigla IVA della nazione specificate nel file xml, l'importazione del documento verrà
bloccata e verrà segnalata un'anomalia.
Quali informazioni vengono controllate se manca la sigla IVA nel gestionale?
Per i documenti con nazione diversa dall'Italia, viene verificata la presenza nel gestionale di una sigla
IVA composta dalla sigla della nazione del cessionario/committente e dalla percentuale di calcolo
contenuta nelle righe del documento.
Come faccio a creare automaticamente l’operazione di incasso dei documenti e registrarla in
contabilità?
Puoi attivare gli appositi flag (genera scadenze e registra pagamenti) quando contabilizzi i documenti.
Come faccio a creare automaticamente l’operazione di pagamento di note accredito e registrare
in contabilità?
Come per le fatture, dalla procedura di contabilizzazione documenti, devi attivare i flag “genera
scadenze” e “registra pagamenti”.